R.O.I.

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Club des Orchidophiles Wallons (COW) asbl

Siège social : Rue du Mouligneau 104, 7011 Ghlin

Règlement d'ordre Intérieur (R.O.I.) - février 2024

Les Statuts :

Le COW est, depuis 1997constitué sous forme d'association sans but lucratif, régi par la Loi Belge.

Les statuts mis à jour en conformité avec la législation belge lors de l'Assemblée Générale Statutaire du 5 novembre 2023 sont disponibles sur le site web du club ainsi qu'auprès du président.

Le Conseil d'Administration :

Administrateur - Président : Anne BRUNET, Rue du Mouligneau, 104, 7011 Ghlin 0474/89.20.61

Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. – Ré-élue en février 2020 jusqu’à l’A.G. de 2025

Administrateur - Trésorier : Michel MATHIEU, Rue Victor Boch 50, 7100 La Louvière - 064/60.23.96

Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. – Ré-élu en octobre 2021 jusqu'à l'AG de 2026;

Administrateur - Secrétaire : Anny LEUNENS Kasteelbrakelsesteenweg, 435, 1502 Lembeek 0485/ 89 96 81 ou 0494/42.96.69

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Administrateur : Romeo Michielin, Kasteelbrakelsesteenweg, 435, 1502 Lembeek – 0477/16 09 05

Réélu en février 2022 jusqu’à l’AG de 2027 ;

Administrateur : De Bock Christine, Avenue Georges Roosens 40, 1480 Clabecq – 0477/71.90.61

Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. Elue en février 2022 jusqu’à l’A.G. de 2027

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Administrateur : Decoster Luc, Avenue Georges Roosens 40, 1480 Clabecq – 0475/68.63.07

Réélu en février 2022 jusqu’à l’A.G. de 2027 ;

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La Définition de "Membre" :

Le club est constitué de divers membres, à savoir :

Le membre effectif :

Est appelé "membre effectif " celui qui en décembre 2005 en a fait le choix ou a été nommé ultérieurement par le Conseil d’Administration. Le membre a le droit de vote à l'Assemblée Générale et le devoir d'y assister. Il peut cependant se faire mandater par procuration (voir "La Procuration");
Le membre effectif absent ou non représenté à deux réunions d'Assemblée Générale successives est réputé démissionnaire et perd sa qualité de membre effectif. Il reste cependant membre adhérent pour autant qu'il soit en ordre de cotisation. Le membre effectif démissionnaire a la possibilité de réintégrer le groupe effectif sur demande et après accord du Conseil d’Administration.
Le membre effectif qui n'a pas payé sa cotisation annuelle à la fin du premier trimestre de l'année civile est réputé démissionnaire et perd sa qualité de membre effectif;
Le membre effectif possède également tous les droits d'un membre adhérent;
Le Conseil d'Administration a le droit souverain quant à l'élection ou la démission d'un membre effectif.

Le membre adhérent :

Est considéré membre adhérent, celui qui a payé sa cotisation annuelle comme défini par le Conseil d'Administration;
Le membre adhérent a le droit de participer aux réunions, voyages, excursions, organisés par le COW;
Le membre adhérent a le droit d'utiliser les services offerts par le COW tel que bibliothèque, conférences, etc.;
Le membre adhérent qui n'a pas payé sa cotisation pour la fin du premier trimestre de l'année est considéré démissionnaire et perd ses droits;
Tout membre adhérent peut proposer par écrit sa candidature de membre effectif au Conseil d'Administration qui a le droit souverain d'acceptation. Après acceptation, le membre adhérent devient membre effectif immédiatement. Cette nomination sera annoncée lors de l'Assemblée Générale suivante.

Le membre d'honneur :

Le Conseil d'Administration a le droit souverain de nommer à ce titre des personnes ou des associations/organisations en reconnaissance de faits et/ou gestes qu'elles ont pu avoir en faveur du COW;
Le membre d'honneur est exempt à vie de cotisation;
Le membre d'honneur est considéré comme membre à part entière et a le droit de vote à l'Assemblée Générale, sauf s'il a, lui-même, fait le choix d'être membre adhérent;

Les membres fondateurs :

Sont considérés membres fondateurs les trois personnes qui ont constitué le COW en association sans but lucratif en 1997;
A savoir : Madame Anne Brunet, Madame Lisbeth Dupont et Monsieur Luc Strens;
Les membres fondateurs ont à vie les mêmes droits et devoirs que le membre d'honneur.

L'Assemblée Générale :

L'Assemblée Générale Ordinaire a lieu chaque année avant le 15 mars;
Elle est convoquée par le Conseil d’Administration via le périodique trimestriel ou par lettre ordinaire au moins 15 jours calendrier avant l’Assemblée Générale;
Les comptes de l'année écoulée y sont présentés pour approbation;
Afin d'être valable, l'Assemblée Générale Ordinaire doit obtenir la majorité simple des membres présents (soit la moitié plus une voix);
Les nomination/démission des membres effectifs y sont annoncées.

La Procuration :

Le membre qui se trouve dans l'impossibilité de participer à une Assemblée Générale a le droit de se faire mandater par un autre membre;
Pour ce, il doit d'abord vérifier avec la personne de son choix que celle-ci n'est pas déjà en possession d'une procuration pour un autre membre et qu'elle a bien la qualité de "membre effectif" ;
Un membre ne peut faire valoir qu'une seule procuration;
Le membre doit compléter une procuration et, soit la remettre à son mandataire, soit l'envoyer avant la date prévue dans la convocation au Président du Conseil d'administration ou au Secrétaire ;
En cas d'empêchement de "dernière minute", le membre doit prévenir par téléphone, soit le Président soit le Secrétaire, afin de pouvoir l'inscrire sur la liste de présence et se mettre en rapport verbal avec le mandataire de son choix ;
Par souci de facilité, une procuration sera envoyée avec la convocation de l'Assemblée Générale.

Les Vérificateurs aux comptes & comptes:

Les vérificateurs aux comptes sont au nombre de deux ;
Ils sont nommés pour 2 ans lors de l'assemblée générale;
Actuellement : Laurence Lucas réélue en 2023 jusqu’à l’A.G. de 2025 et Lisbeth Dupont, élue en 2024 jusqu’à l’A.G. de 2026
Toute demande d’information concernant les comptes de l’association doit être justifiée et faite par écrit auprès du (de la) président(e) qui, après consultation avec le Conseil d’Administration, se réserve le droit de réponse.

La Cotisation :

Le montant de la cotisation annuelle est fixé par le Conseil d'Administration et est soumis à l'approbation de l'Assemblée Générale;
La cotisation sert à couvrir les frais du bon fonctionnement du club;
Aucun membre n'a de droit personnel sur les fonds du club;
La cotisation simple de € 20,00 ou la cotisation double (2 membres à la même adresse) de € 25,00 pour et à partir de 2024 permet aux membres et aux membres adhérents la participation aux activités. Elle donne droit au périodique trimestriel du club ainsi qu’au calendrier (année +1);
La cotisation annuelle peut être payée sur le compte en banque du club N° BE94 7755 9045 7714.

Les Réunions :

Date : Sauf avis contraire, les réunions ont lieu le premier dimanche de chaque mois à l'exception des mois de juillet, août & septembre, la réunion de septembre étant remplacée par la bourse le samedi précédent;
Lieu : Café « La Plume d’Argent », Salle Madelon, 240 Chaussée d’Enghien, 1480 Saintes;
Heure : de 14h30 à 17h30
Sujets abordés dans une réunion type (l'ordre peut être adapté selon les besoins)
- Le mot du Président ;
- Agenda des activités ;
- Présentation des plantes ;
- Pause, accès à la bibliothèque et vente de billets de tombola ;
- Conférence ;
- Tirage de la tombola.

La Bibliothèque :

Fonctionnement : une personne est responsable du fonctionnement de la bibliothèque et de l'achat des livres mis à disposition des membres;

Responsables actuels : Françoise Duchâteau tel : 02/672.25.67;
Coût : prix de location est de € 1.00 par livre pour le mois;
Conditions : être membre en règle de cotisation;
Listing : le listing des livres est disponible sur demande ainsi que sur le site web du club.

Le Périodique "l'Epiphyte" :

Contact : Christine De Bock-Decoster, 40 avenue Georges Roosens, 1480 Clabecq, tel : (0)477 71 90 61, e-mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Le périodique du club paraît 4 fois l'an en version papier;
Il est soit remis lors de la réunion suivant sa parution, soit envoyé par courrier;
Les articles sont à envoyer au contact soit par mail soit par poste;
Les articles n'engagent que la responsabilité de leur auteur

Les Voyages :

Contact e-mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ; tel – 064/60 23 96
Une réduction peut être octroyée aux membres du club en ordre de cotisation de deux années consécutives, sur le prix de certains voyages. Cette réduction n'est cependant pas une obligation de la part du club;
Inscription aux voyages : en cas de surnombre d'inscriptions, la date de réception du paiement est prise en compte pour l'ordre d'acceptation.

Les Expositions :

Le COW organise une grande exposition internationale d'orchidées dans la mesure du possible.
Le COW participe également à des expositions organisées par d'autres clubs/institutions.

La Bourse :

Le club organise chaque année une bourse de vente et d’échange d’orchidées et plantes de jardin avec une mini-exposition et une grande tombola ;
Depuis 2021, la bourse a lieu à Saintes, Salle Madelon, Chaussée d’Enghien 240 ;
Une table de vente peut-être réservée auprès du secrétariat au prix de € 5,00 pour et à partir de 2023; un prêt d'au moins une plante pour la mini-exposition est requis ;
Une seule table par inscription ;
Il n’est pas nécessaire d’être membre pour obtenir l’octroi d’une table de vente.

Assurance : Le COW est couvert par une assurance en Responsabilité Civile telle que le prévoit la Loi.

Les Sites Web & Adresses Mails:

Les informations générales du COW sont accessibles sur le site du club à l'adresse : www.orchidees.be ;
Les statuts ainsi que le Règlement d'Ordre Intérieur (ROI) y sont accessibles ;
L'adresse e-mail du club est : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. .
Le club a dédié un site web spécial pour l'exposition Orchidays à l'adresse www.orchidays.be;
L'adresse e-mail pour l'exposition est : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

Mise à jour : 04 février 2024